|
Moduł SEKRETARIAT systemu służy do rejestracji i obsługi korespondencji przychodzącej lub wychodzącej z firmy. Spełnia on zadania książki korespondencji. Dodatkowo steruje obiegiem dokumentów zewnętrznych oraz wewnętrznych pomiędzy wydziałami, pracownikami, archiwizacją wraz z uporządkowaniem według ustalonej klasyfikacji. Sekretariat przeznaczony jest do typowych dla każdego sekretariatu czynności z wykorzystaniem wspólnych dla całego systemu baz klientów oraz pracowników przy pomocy i wykorzystaniu narzędzi elektronicznych, z możliwością gromadzenia i przechowywania całości korespondencji. Moduł zapewnia możliwość definicji dowolnej liczby rejestrów, w ramach których prowadzona jest ewidencja korespondencji z podziałem na "wychodzącą" i "przychodzącą". Integracja z wewnętrzną bazą kontrahentów wspomaga zarządzanie danymi adresowymi gromadzonymi w firmie w miarę postępu procesu rejestracji. SEKRETARIAT oferuje również funkcję dziennika podawczego umożliwiającego grupowanie zadań przeznaczonych do wykonania oraz przekierowania ich do konkretnych osób/działów firmy w celu realizacji. Ponadto pozwala na śledzenie statusu każdego zadania oraz przekazywanie załączników skojarzonych z danym zadaniem (dowolny plik). Moduł Sekretariat ma możliwość współpracy z modułem Zakupu przez co istnieje możliwość rejestracji faktur zakupowych bezpośrednio na etapie rejestrowania korespondencji przychodzącej. Takie rozwiązanie oszczędza czas podczas obróbki faktur wpływających do firmy. Ponadto istnieje możliwość zdefiniowania grupy osób odpowiedzialnych za przyjmowanie faktur oraz umożliwienie im podglądu i potwierdzania wpływających faktur. Dzięki takiemu rozwiązaniu znika problem przesyłania papierowych wersji faktury od działu do działu. Cała procedura sprawdzania i akceptowania opiera się tylko na dzienniku podawczym i na elektronicznym obrazie faktury. Cały proces potwierdzania na bieżąco widoczny jest w rejestrze faktur zakupowych.
|